Forsvarsbygg har for mange eiendommer og blir anbefalt å selge unna. Illustrasjonsfoto: Setermoen. Foto: Forsvarsbygg/Tine Poppe.

– Forsvarsbygg skal jobbe enda smartere!

Etter McKinsey-rapporten:

0

Det er McKinsey & Company som på oppdrag fra Forsvarsdepartementet har gjennomgått forsvarssektorens stab- og støttefunksjoner på jakt etter innsparinger.

– Vi leser rapporten med stor interesse, og ser frem til diskusjonene som kommer i kjølvannet av den. Vi skal bruke tiden frem til 17. april med å jobbe frem konstruktive innspill til anbefalingene i rapporten, sier administrerende direktør Frode Sjursen i Forsvarsbygg, i en artikkel på Forsvarsbyggs hjemmeside.

– Rapporten vil hjelpe både sektoren og Forsvarsbygg med å jobbe enda smartere i tiden fremover, noe som er viktig for å få mest mulig operativ evne ut av hver forsvarsbudsjettkrone.

ITBaktuelt har lest rapporten, og her vises det til at Forsvarsbygg forvalter ca. 4,1 millioner kvadratmeter, noe som gjør forsvarssektoren til en av Norges største eiendomsforvaltere. Rundt halvparten av arealet utgjøres av forsvarsspesifikke bygg, mens det resterende arealet kan klassifiseres som «sivile» bygg tilpasset Forsvarets krav.

Siden 1992 er antall kvadratmeter blitt redusert med ca. 35 prosent, hovedsakelig drevet av omlegging fra mobiliseringsforsvar til innsatsforsvar. Totalt ble det i 2013 brukt ca. 5,3 milliarder kroner på EBA (eiendom, bygg, anlegg) i forsvarssektoren. Rundt 1300 årsverk arbeider med EBA i sektoren, hvorav majoriteten sitter i Forsvarsbygg.

Det finnes flere indikasjoner på at sektoren har mer EBA enn det er behov for, påpeker rapporten. En sammenligning av den norske forsvarsektoren mot de andre nordiske landene viser at den norske sektoren har en betydelig større eiendomsportefølje, både målt i antall kvadratmeter og antall bygg.

Til tross for fokus på avhending og utrangering senere år har sektoren ikke lykkes med å redusere antall kvadratmeter i takt med reduksjonen i antall personell i strukturen – kun 50 prosent av potensialet identifisert av en utrangeringsgruppe i 2011, er tatt ut.

En sammenligning av FBs byggekostnader med Norsk Prisbok viser at FB har betydelig høyere byggekostnader enn sammenlignbare aktører. Spesielt har FB en kostnadsutfordring når det gjelder «generelle kostnader» (overhead). Dette er drevet av lang prosjekteringstid, overspesifisering og begrenset konkurranse for entreprenører i enkelte deler av sektorens nedslagsfelt.

Norsk Prisbok er et samarbeid mellom Norconsult Informasjonssystemer AS og Bygganalyse AS. Det er et anerkjent oppslagsverk som brukes mye i forbindelse med prissetting og kalkyler. Prisene er kalkulerte basert på materialpriser, timepriser og tidsbruk

Rapporten viser til at intervjuer i sektoren avdekker at forvaltningsmodellen og rolleforståelsen oppleves som en utfordring av alle de tre involverte aktørene; Forsvarsbygg (FB), Forsvarsdepartementet (FD) og Forsvaret. Det er ikke enighet om hva dette skyldes og hvor utfordringene ligger.

En kompetansekartlegging av innkjøpsorganisasjonen indikerer et gap til beste praksis innenfor innkjøpsmetodikk. Prestasjonsstyring, kategoribasert tilnærming og ambisjoner samt tankesett er identifisert som områdene med størst forbedringspotensial, påppeker rapporten.

For å løse utfordringene anbefales det å gjennomføre fire tiltak. Tiltakene bør implementeres samlet for å sikre gjennomføringskraft og oppnå best mulig resultat.

Det anbefales å styrke insentivmekanismene til å utrangere og avhende EBA. Videre anbefales det å etablere en ny utrangeringsgruppe med mandat til å ta utrangeringsbeslutninger. Denne gruppen bør være representert av ressurser med kompetanse på operativ EBA for å sikre at det ikke utrangeres EBA det er behov for, enten for nasjonale formål eller for Norges allierte.

Det anbefales å sette opp en prosjektgruppe som har som målsetning å lukke deler av kostnadsgapet til Norsk Prisbok.

Og endelig: For å redusere driftskostnader og fjerne interne variasjoner anbefales det å innføre beste praksis arbeidsmetodikk innenfor hvert av områdene drift, forvaltning og vedlikehold. Det innebærer at arbeidsmetodikken til markedsområdene med de laveste kostnadene læres bort til de andre områdene. Prosjektet stiller seg bak anbefalingene i EYs rapport.

For å lykkes med tiltak anbefales det å tydeliggjøre og avklare FBs, FDs og Forsvarets roller og ansvar i forvaltningsmodellen.

Den samlede effekten av tiltakene estimeres til 550-1000 millioner kroner i årlige besparelser.

En rekke særtrekk ved forsvarssektoren stiller særskilte krav til nybygg, for eksempel ekstra sikkerhetstiltak. Som beskrevet ovenfor utgjør imidlertid forsvarsspesifikke bygg kun rundt 50 prosent av porteføljen. Det vil si at rundt 50 prosent av bygningsmassen er sammenlignbar med «sivil bygningsmasse», herunder boligbygg og lagerbygg. Dette gjelder også planlagt bygningsmasse fremover, hvor rundt 50 prosent av planlagte prosjekter er administrasjons- og stabsanlegg, forlegninger og messer, boliger, velferds- og fritidsanlegg og basisanlegg av «sivil» karakter.

For andelen EBA som har «sivile» spesifikasjoner, viser prosjektets analyser at Forsvarsbyggs byggekostnader er betydelig høyere per kvm enn sammenlignbare aktørers kostnader. F.eks. viser en analyse av byggekostnad for ikke-militære nybygg i regi av FB i perioden 2009-2013

Byggekostnad her inkluderer kun «huskostnad» og «generelle kostnader» som definert i NS3451 «Bygningsdelstabell». Den er delt i entreprisekostnad og generelle kostnader. Generelle kostnader er igjen fordelt på prosjektering, prosjekt- og byggeledelse og annet.

De beste aktørene innen infrastrukturutvikling i verden kjennetegnes ved at de har en standardkatalog av løsninger, bruker så mye hyllevare som mulig og har både insentivsystemer og kontrollmekanismer på plass for å sikre standardisering. Dette er en trend også innen andre forsvarssektorer.

Intervjuer med ledere i sektoren indikerer at Forsvarsbygg er klar over gevinstene ved standardisering og har hatt fokus på dette i flere år uten at det fullt ut er blitt institusjonalisert. Siden standardisering ofte går ut over fleksibiliteten til prosjekter, og noen ganger også prisen, er det vanskeligste steget – basert på McKinseys erfaring – ofte nettopp å operasjonalisere standardisering i hele organisasjonen, påpeker rapporten.

Uavhengig av McKinseys rapport pågår det flere effektiviseringstiltak i Forsvarsbygg om dagen.

– Vi har kartlagt, og er i ferd med å fange både interne og eksterne tidstyver. Frem mot 2020 skal vi trekke ned kostnadene for stab-/støttefunksjoner med 130 millioner kroner blant annet som en konsekvens av at Forsvarsdepartementet besluttet at vi ikke skal levere renholdstjenester til Forsvaret fra 2016. Videre har vi benchmarket våre leveranser innenfor byggherre- og driftsfunksjonen med andre virksomheter i Norge og norden, og satt i verk tiltak der resultatene viser at det er behov for det. Et større forbedringsprosjekt innenfor økonomimodell, styrende dokumenter og forsyning er også i full sving, sier Frode Sjursen, på Forsvarsbyggs hjemmeside.

Her kan du hente hele rapporten – Modernisering og effektivisering av stab-, støtte- og forvaltningsfunksjoner i forsvarssektoren