– «Lean er et kinderegg», sier Arild Paulsen i Lean Consulting og forklarer at dette gir gevinst ved optimalisering av de interne prosessene. Her har de fleste virksomheter et stort potensial, og Lean i prosjekter har etter hvert blitt mer og mer vanlig i byggebransjen.
Lean Consulting har vokst kraftig på Vestlandet med sine kurs, rangert med grønt, gult og svart belte. Blant kursdeltakere er representanter for bedrifter innen byggebransjen, men også advokatkontor med eiendomsrett og kontraktsrett som spesial, hevder å ha lagt om jobbhverdagen til å bli langt mer effektiv.
Blant deltakerne er ABCHus som har hatt to personer på Lean-kurs. Selskapet som har hovedkontor i Ski i Akershus, har siden starten i 2000 levert nærmere 4000 boligenheter i Norge. Konsernets omsetning i 2017 var på rundt 740 millioner kroner og består i dag av over 600 ansatte.
-Vi har vært to personer på kurs og har gjennomført både grønt og gult belte det siste året, forteller ansvarlig for HMS- og kvalitetsansvarlig Dennis Login. I november skal de på kurs igjen for å oppnå svart belte.
-Kurset var veldig positivt. Vi fikk god innføring gjennom både teori og praksis. I løpet av kurset «produserte» vi et «fly», og det hele gikk på metodikken. Vi så at dette ble effektivt i forhold til det vi først tenkte. Helt fascinerende, sier han.
De fikk også oppdrag med bygge hus, og ble ledet gjennom god struktur på den praktiske biten.
-Fantastisk å se hvordan Lean kan brukes i byggebransjen. Vi ble virkelig engasjert og ser at dette er et godt verktøy også for byggebransjen, sier han.
I løpet av kurset ble boken Lean Construction nyttig støtte, påpeker han.
Dennis Login bedyrer at de så effekten ganske fort.
-Vi satte opp et mål. Oppdaget at planleggingen må skje på en annen måte. Resultatet er at vi sparer to uker på hvert hus på grunn av effektivisering og bedre flyt.
Han forteller at ABCHus nå skal opprette en egen stilling som prosjektleder for Lean.
-Lean vil bli en stor del av vår virksomhet fremover, ikke minst basert på at vi skal gå mer over til å produsere komplette hus, sier han.
-Man faller fort tilbake på gamle vaner, selv etter et Lean-kurs. Da er det viktig at vi følger opp og at alle møter opp på byggemøter og deltar i prosessene, sier Dennis Login.
Handler om sunn fornuft
Terje Nøttveit, daglig leder i entreprenørbedriften Strand AS forteller at de nylig har hatt tre personer på Lean-kurs, nivå grønt belte og beskriver deltakelsen som meget nyttig.
– Vi har hatt ett godt samarbeid med Arild Paulsen og Heine Olsen i Lean Consulting over lengre tid, som har vært en direkte medvirkning til de gode resultater vi har oppnådd. Selv om vi har drevet med Lean en stund trenger vi oppfriskning, derfor har vi satset på å oppdatere oss ytterligere på denne metodikken, sier han.
– Tilbake på jobb, hva skjedde da?
– Vi var nøye med å notere under kursdagene. Og vi fikk inspirasjon til fornyelse. Tilbake på jobb er dette satt ut i livet. Vi ser tydelig at vi fikk en del ideer, men det tar tid å endre en organisasjon, det går ofte langsomt.
-Hvordan kan entreprenører utnytte Lean?
-Ved å bruke Lean-verktøyet og involvere alle i bedriften, blant annet konsekvent gjennomføre raske morgenmøter, jobbe med forbedringer og prosesser og hele tiden valuere. Alt handler om sunn fornuft satt i system, fastslår Nøttveit.
Han synes kursavgiften var vel anvendte penger. Og planen er nå at flere i bedriften skal på kurs i grønt belte etter hvert.
Rett første gang
Lars Furheim, prosjektsjef og Leanleder i boligutviklingsfirmaet Eide Gruppen AS, har hatt stort suksess med Lean fra tidligere virksomheter og prosjektgjennomføring, og vet at dette virker dersom en følger spillereglene.
Lars forteller at de nylig har hatt prosjektorganisasjonen på Lean-kurs, noen på Construction inkludert gult belte og andre på grønt belte, og beskriver deltakelsen som svært givende.
– Vi opplever Lean som perfekt for vår virksomhet, for å bli enda bedre på kundeopplevelser og gjennomføringer av prosjekter, sier Furheim.
-Vi ønsker å gjøre ting rett første gang, og innføring av Lean vil sikre denne målsetningen.
-Tilbake på jobb, hva skjedde da?
– I henhold til anbefalingene på kurset vil vi starte Lean-reisen med å gjennomføre verdistrømsanalyse med alle ansatte for å avdekke hvor man skal begynne med forbedringsarbeidet, bør man involvere alle medarbeidere og sikre en klar ansvarsfordeling, sier Lars Furheim.
Lean som en del av hverdagen
Trond Folkedal, prosjektleder og Lean-leder i byggmesterbedriften Flex Bygg AS har tidligere god erfaring med Lean, og har sett spesielt effekten i forhold til fremdriftsplanlegging.
Ved at hele virksomheten nå har vært på kurs i Lean Construction inkludert gult belte, vil dette gi en mulighet for rask forbedringseffekteffekt, istedenfor en tung endringsprosess som man vil ha dersom bare noen få deltar på kurs.
Selv om det er mer kostbart å la en hel virksomhet delta på et slikt kurs i stedet for å sende noen få representanter – så er dette noe man ganske enkelt skal klare å tjene inn på kort tid nå når medarbeiderne er begeistret og motivert til å skape moment.
Alle medarbeidere i virksomheten har deltatt på kurs i Lean Construction inkludert gult belte, i tillegg til at internt Lean-team har økt kompetansen ytterligere ved hjelp av kurs i grønt belte.
Flex Bygg AS ønsker at Lean skal innføres som en fast daglig tankegang for alle medarbeidere, ved gjennomføring av jobben.
-Etter kurset og tilbake på jobb, hvordan ble nye kunnkaper utnyttet?
– Alle medarbeidere har gjennom kurset utarbeidet en overordnet 3-månedersplan, og fordelt utviklingsoppgaver slik at alle er involvert i Lean-reisen.
– En overordnet 3-månedersplan er utviklet videre til konkret tiltaksplan med ansvar og frister.
Lean-tavle er etablert, og vil bli benyttet som synlig målstyring for å lykkes med implementering av Lean.
-Vi har store forventinger til Lean, og ser allerede nå ett økt engasjement hos medarbeiderne, sier Trond Folkedal.
Sett lyset
Tore Solberg, daglig leder i entreprenørvirksomheten Brann & Sprinklerteknikk AS har vært borte i Lean-prosjekter tidligere uten at han var klar over at dette var Lean. Etter at han selv var på kurs har han regelrett «sett lyset».
Tore forteller at de nylig har hatt over halvparten på kurs i Lean Construction inkludert gult belte, og ønsker at de øvrige medarbeiderne snarest også skal delta på kurs. I tillegg har daglig leder og Lean-leder deltatt på kurs i grønt belte for å få ekstra kompetanse og trygghet i å lede en Lean-implementering.
-Vi er overbevist om at metodikken skal gi oss solide resultater og en triveligere hverdag for alle i virksomheten. For kunder og samarbeidspartnere skal de oppleve en enda bedre prosjektgjennomføring fra vår side, sier Tore Solberg.
-Og når dere var tilbake på jobb, hva gjorde dere da?
-Vi har kartlagt utfordringene, og lagt en plan for videre forbedringer, forteller han. Vi har også innført Lean-møter allerede dagen etter kurset, og som nå er blitt en fast rutine.
-Nå holder vi på å utarbeide forskjellige typer tavler, og vil kjøre en VSA og utarbeide en 3-månedersplan for å holde oppe trykket og den store entusiasmen vi allerede har registrert, sier Tore Solberg.
Advokatkontor med eiendomsrett og kontraktsrett
Selv et advokatkontor har effektiviseringsfordeler av å utnytte Lean-metodikken.
Advocatconsult i Bergen har blant annet eiendomsrett og kontraktsrett som spesialfelter. Advokat og daglig leder Sverre Skimmeland har sammen med en kollega vært igjennom Lean-kurs, gult belte.
Han har tidligere tatt lederkurs i Forsvaret, og beskriver Lean-kurset som et av de beste kurs han har vært på i hele sitt liv.
-Lean-kurset er helt på høyde med lederkurset i Forsvaret, sier han. Og mener det heller ikke er så forskjellig fra Forvarets kurs.
Skimmeland har sittet i mange styrer for små og mellomstore bedrifter, og sett at mye ikke alltid er like effektivt hos alle.
-Lean er å jobbe smartere og mer effektivt. Det lærte vi på kurset. I tillegg har vi kjøpt programvare fra Tidsbanken, slikt som faktureringskrav, budsjettering osv. Dette har bidratt mye til å legge om til bedre rutiner blant alle ansatte.
-Når du får tall på bordet hvordan du jobber, så kan du begynne å effektivisere. Det er prosesser i advokatfirmaer også, og ved å jobbe mer effektivt blir man også bedre til å yte bistand, sier Skimmeland.
Han forteller at etter kurset kjørte kontoret en prosess og viste alle åtte ansatte hva Lean er og det ble kjørt internkurs med bistand fra Lean Consulting. Det førte til at alle ble med på laget.
-Uten forbehold et bra kurs, ikke for mye teori, men praktisk kursdager.
Og så er det viktig at det ikke kun blir et helgekurs, og at alt er glemt på mandag, konkluderer advokaten.
Dette er beltegradene
Lean Yellow Belt handler om å lære å identifisere og fjerne sløsing, systematisk rydding vha 5S og ikke minst forstå hvordan en virksomhet skaper verdi og hvordan hver enkelt kan påvirke. Her jobbes det med verdistrømsanalyse, som er en systematisk måte å kartlegge nåsituasjonen for å skape en fremtidig ønsket situasjon.
Tilbake på arbeidsplassen har deltakerne med seg tanker om hvordan jobbe smartere og løse opp i problemer med systematisk og kontinuerlig forbedring.
Lean Green Belt, som er en dypere innføring i Lean gjennom bruk av praktiske øvelser, rollespill og teori. Det er her kunnskapene om å designe og lede et Lean-prosjekt plukkes opp i løpet av et par kursdager.
Sentrale temaer i Lean Ledelse er blant annet endringsledelse, endringsmotstand, kultur, visjon, kpi, måling, prosjektgjennomføring, Hoshin Kanri, tavledesign og tavleledelse. Deltakerne – som ønsker å komme inn i en ledende rolle i prosjekter i egen bedrift – blir utfordret og får «kjenne litt» på hverdagen.
Lean Black Belt sertifisering oppnås gjennom 2×4 dagers kurs, hvor deltakerne får en bredere og dypere forståelse for mangfoldet i Lean. Dette gir en faglig trygghet til å designe og lede Lean–prosesser på en effektiv måte i egen virksomhet, og deltakerne blir naturlig en sentral ressurs i strategiske forbedringsprosjekter. Det jobbes med en prosjektoppgave mellom de to modulene.
