- FDV-dokumentasjon er noe alle har vært enig om at er viktig, men som ingen gidder å jobbe med, forteller teknisk sjef, Magne Eriksen i Scala Eiendom..

Han er teknisk sjef i Scala Eiendom og har overordnet ansvar for drift og vedlikehold av 24 sentre fra Sortland i nord, til Grimstad i sør. 

- Vi kjørte først et pilotprosjekt på to sentre. Det var vellykket, og nå har vi rullet ut  Findable ut på alle de resterende, forteller han.

Effektivisering av driften og økt kontroll på lovpålagt dokumentasjon er to viktige grunner til at løsningen nå skal brukes til hele porteføljen for Scala Eiendom. 

Lettere å lykkes med FDV
- Ved å bruke Findable har det blitt veldig lav terskel for å levere inn FDV-dokumentasjonen, forklarer Magne.

Han skisserer opp et komplekst bilde, med mange involverte.
- Selv om vi er byggherre, er leietakerne våre også ofte det, og de jobber av og til på våre anlegg. Da er det uhyre viktig at vi har et enkelt system for å samle, sortere og holde orden på alle papirer.

Datafangsten kommer fra flere hold: Prosjekter, vedlikehold og drift.
- Det er et ganske stort omfang. Det å manuelt skulle kategorisere, vedlikeholde og drifte et dokumentarkiv er utrolig krevende. Historisk sett, vil jeg si at man ofte ikke klarte det.

Nå blir alle typer dokumentasjon automatisk sortert og kategorisert ved hjelp av Findable. Det ser Magne på som en liten revolusjon.
- Det er rett og slett en liten månelanding for oss. Det er som natt og dag, smiler han.

Reduserer ventetid
Implementeringen av det nye systemet har vært enkel i følge Magne.

- Alle driftslederne har nå alt tilgjengelig på mobilen. Når de er på befaring og står ved en pumpe, kan de enkelt finne frem databladet der og da, forteller han.

Den nye arbeidsflyten effektiviserer driften, blant annet ved å redusere ventetid.
- Før måtte man typisk finne frem til dokumentasjonen på en minnepinne eller server. Eventuelt så må du ringe, ettespørre via mail, eller søke den opp selv. Vi får rett og slett fjernet ventetiden, og kommer oss effektivt videre.

Må vite hva vi har å jobbe med
Fra starten har fokuset vært på å laste opp mest mulig dokumentasjon. Dette gjør Magne og kollegene direkte i Findable, via mail eller FDV-system.

- FDV-dokumentasjonen vår har garantert hull, men da må vi jo få en oversikt og struktur for å i det hele tatt ha mulighet til å fylle de hullene, påpeker Eriksen.

Brannalarmer, rulletrapper, porter og ventilasjonssystem, er bare noen eksempler på utstyr med dokumentasjonskrav.
- Vi har masse teknisk utstyr som trenger vedlikehold og oppsyn. Vi får ikke til å ta godt vare på dette uten rett dokumentasjon.

Scala Eiendom har integrert Findable med sitt FDV-system. Dette har vært mulig gjennom en veldig løsningsorientert holdning både hos FDV-system leverandør og hos Findable.

- For våre driftsorganisasjoner betyr dette at de egentlig ikke får ett nytt system å forholde seg til, forklarer Magne. 

Kostbart å mangle lovpålagt dokumentasjon
Enkelte deler av dokumentasjonen er viktigere enn andre. I Findable får Magne og kollegene en fargekodet mangelrapport. Slik blir det enkelt å holde oversikt over hva som er på plass, og hva som må fikses.

- Mye vedlikehold er lovpålagt, og da blir det ekstra viktig å ha dokumentasjonen i orden. Det er mye ekstra jobb hver gang du må bruke tid på å fremskaffe noe du skulle hatt der og da, forteller den tekniske sjefen. 

Det er ikke bare mangelen på lovpålagt dokumentasjon som kan være kostbart. Gjennom vanlig vedlikehold jobbes det betydelig mye lettere om dokumentasjonen er på plass.